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2026年04月27日

企業担当者向け|運転記録証明書の取得方法・必要書類・申請手順を分かりやすく解説【社用車の安全運転管理ガイド】

企業担当者向け|運転記録証明書の取得方法・必要書類・申請手順を分かりやすく解説【社用車の安全運転管理ガイド】

企業の車両管理を担う担当者の中には、運転記録証明書の必要性や取得方法を知りたいという人が多いのではないでしょうか。運転記録証明書は、交通事故や違反などの記録を証明する資料で、社員の安全意識向上に欠かせません。 本記事では、円滑に車両管理を進めるために、企業における運転記録証明書の必要性や申請手順などを解説します。また、社内の安全運転管理に役立つシステムについても紹介します。

運転記録証明書とは?企業が知っておくべき基礎知識

社用車を運用する企業の担当者は、運転記録証明書を適切に活用することが求められます。ここでは、企業側が理解しておくべき、運転記録証明書の概要について解説します。

運転記録証明書の概要

運転記録証明書とは、運転者の交通違反や事故、行政処分などの記録を証明する書類で、自動車安全運転センターが発行しています。社用車を管理する企業としては、運転者の安全意識や運転マナーを把握する資料として活用可能です。

出典:自動車安全運転センター

運転記録証明書には、以下の項目に関する情報が記載されます。

<詳細項目>
・過去一定期間の交通違反歴
・交通事故の有無
・行政処分(免許停止など)の履歴
・累積点数の情報
・無事故・無違反の場合はその旨も記載

運転記録証明書で証明する対象期間は、直近1年間と過去3年間、過去5年間です。

その他、運転経歴を証明する資料には、「無事故・無違反証明書」「累積点数等証明書」「運転免許経歴証明書」があります。併せて押さえておきましょう。

<運転経歴を証明する資料とその概要>
・無事故・無違反証明書:無事故・無違反で経過した期間を証明
・累積点数等証明書:交通違反や交通事故の点数が、現在何点になっているかを証明
・運転免許経歴証明書:過去に失効した免許、取り消された免許、または現在受けている免許の種類、取得年月日等について証明

運転経歴証明書との違い

運転記録証明書と似た言葉に、運転経歴証明書があります。運転記録証明書が、違反や事故歴を証明するものであるのに対し、運転経歴証明書は、運転免許の申請取消し(全部)を行った日、または運転免許の有効が切れた日から、過去5年間の運転経歴を証明するものです。平成24年4月1日移行に交付された運転経歴証明書は、金融機関などでは、本人確認書類として有効であるとされています。

企業の担当者は、運転経歴証明書との違いを理解した上で、運転記録証明書を活用して社員の安全運転管理を進めることが大切です。

企業にとって運転記録証明書が重要な理由

社用車の安全を管理する企業の担当者は、運転記録証明書の必要性をきちんと理解し、円滑に活用する必要があります。

ここでは、運転記録証明書の重要性と企業でどのように活用できるかといった点を解説します。

社員の安全意識向上

運転記録証明書の継続的な活用で、運転者の安全運転意識を向上させられます。そうすることで、社用車による事故や違反の発生を未然に防止し、保険料や事故処理の工数削減につなげることが可能です。

運転者の安全運転意識の向上が課題だという企業には、TTSが提供する車両動態管理の導入がおすすめです。業務日報や安全運転の記録もまとめて管理でき、運転者の安全運転意識向上に役立てられます。

安全運転管理

運転記録証明書の活用で、報告漏れやそれによる隠れたリスクを最小限にとどめ、企業の安全運転管理につなげられます。

また、事故や違反が発生した際も、状況や頻度を分析でき、発生原因を特定することが可能です。違反傾向を把握すれば、個別指導の実施や注意喚起に活用でき、有効な対策を講じられるでしょう。

社用車を安全に管理するためには、リアルタイムな車両位置の把握が欠かせません。TTSの車両動態管理システムなら、車両の正確な位置情報の把握に加え、業務日報や安全運転の記録もまとめて管理できます。

企業リスクの回避

運転記録証明書は、社用車の任意保険選定の指標になります。運転者の違反傾向を把握すれば、リスクに応じて適切に保険プランを見直すことが可能です。

また、社用車による事故が発生すると、企業にとってはその事故処理などで多大な損失を被るリスクがあります。企業側が運転記録証明書を定期的に確認することで、潜在的な高リスク運転者を把握できるようになり、事故による企業のさまざまなリスクを防止できます。

運転記録証明書の申請方法

ここからは、運転記録証明書の流れを紹介します。

申請方法には、以下の2つがあります。
・自動車安全運転センターで申請
・専用アプリから申請

それぞれの手順を以下より詳しく解説します。

自動車安全運転センターで申請する場合

運転記録証明書を自動車安全運転センターで申請するためには、本人申請の他、申請者本人から委託を受けた代理人による申請といった選択肢もあります。社用車を管理する企業については、一括申請がおすすめです。

自動車安全運転センターで申請する際の主な手順は以下の通りです。
1.申込用紙に記入
2.手数料を添える
3.証明書を受け取る

一つずつ詳しく解説します。

申込用紙に記入

まず、申請に必要な申込用紙に必要事項を記入します。用紙は、警察署や交番、駐在所、各都道府県の自動車安全運転センター事務所で入手できます。

形式は都道府県によって異なりますが、申込用紙の主な記入項目は以下の通りです。
・証明書の種類と必要枚数
・免許証番号
・現住所
・氏名(押印が必須)
・電話番号

記入漏れのないよう、きちんと確認しましょう。

手数料を添える

運転記録証明書を申請する際、1通あたり800円(消費税非課税)の交付手数料がかかります。申請場所は、自動車安全運転センター窓口の他、ゆうちょ銀行・郵便局の窓口です。ゆうちょ銀行・郵便局の窓口で申請する場合は、前述した手数料と別途振込手数料が必要である点に留意しましょう。

代理申請の場合は、代理人が記入済の申込用紙と手数料、指定の委任状を自動車安全運転センター事務所の窓口に提出します。

証明書を受け取る

申請後、所定の場所で証明書を受理します。受取場所は、郵便局か自動車安全運転センター窓口です。
証明書は即時に交付されません。申請時期や事務所の対応状況によって異なりますが、郵送の場合、申請から1~2週間程度、窓口で受け取る場合は1週間程度かかります。計画的に手続きを進めることが大切です。

専用アプリから申請する場合

専用の申請アプリから、インターネットでも申請できます。ただし、専用アプリによる申請には、以下のような注意点を押さえておくことが重要です。

<専用アプリでの申請における主な注意点>
・申請者本人であること(代理人申請はできない)
・運転免許に記載された住所が、現住所と一致していること
・NFC機能対応のスマートフォンであること(免許証のICチップを読み取るため)
・運転免許証のICチップ情報を読み取るために必要な暗証番号(PIN1)を正しく覚えていること

ここからは、専用アプリから申請する場合の手順について解説します。

専用アプリをインストール・申請

インターネット申請を行うには、「運転経歴に係る証明書申請アプリ」をスマートフォンにインストールします。

アプリを起動し、メールアドレスを登録して確認メールを受信します。受信した確認メール内のリンクから申込手続きを行いましょう。そして、運転免許証に設定した暗証番号(PIN1)を入力し、運転免許証のICチップを読み取ります。

内容を確認し申請証明書の数と申請者に関する情報を入力し、送信します。

なお、マイナ免許証(免許情報が記載されたマイナンバーカード)では、申請者情報を読み取れない点に注意しましょう。

入金・郵送での受け取り

申請すると、登録したメールアドレス宛に「お支払い案内」に関するメールを受信します。メールを受信したら、交付手数料の支払いをしましょう。

交付手数料は1通につき800円(消費税非課税)です。交付手数料の他、払込手数料として1通につき143円必要となります。

交付手数料の支払いは、コンビニ(セブン-イレブン、ローソン、ファミリーマート、ミニストップ、デイリーヤマザキ、セイコーマートの各店舗)、金融機関のペイジーおよびネットバンクからできます。自動キャンセルの対象とならないように、手数数の支払いは7日以内に行いましょう。

入金が確認されたら、10日程度で証明書が手元に届きます。

運転記録証明書の申請に必要なもの

運転記録証明書の申請手順の説明と重なるところもありますが、必要書類について確認しておきましょう。

<申請に必要なもの>

必要書類概要
申込用紙全国の警察署・交番・駐在所・都道府県に設置されている各自動車安全運転センター事務所にて用意
運転免許証申込用紙に免許証番号を記載
印鑑サインや拇印は受け付けられていないため注意が必要
手数料1通あたり800円(消費税非課税)が必要。ゆうちょ銀行・郵便局からの申請の場合には、別途振込手数料が発生
委任状代理人による申請の場合にのみ必要。自動車安全運転センターのホームページから委任状の書式を印刷して使用する。

円滑に申請手続きを進めるため、あらかじめ必要書類について抜けのないようにチェックしておきましょう。

企業が一括申請する際の実務フロー

運転記録証明書の申請については、企業が一括で行うことも可能です。企業一括申請には、以下の方法があります。

<企業一括申請の方法>
・センター窓口
・Kフォーマット申請(電子データで申請)
・グループウエアによる申請

一つずつ解説します。

センター窓口の場合

各都道府県に設置されている自動車安全運転センターの窓口に申請に必要な書類を提出する方法です。

以下の流れで申請手続きを進めます。

<申請の流れ>
1.申請書類の準備(ホームページから申請書・委任状の様式を使用)
2.委任の意思確認・委任状の作成(委任状には必ず委任者本人の「署名」または「記名・押印」が必要)
3.申請書の作成・委任状の確認(申請書様式の証明書区別に〇で囲み、申請書を作成。内容に誤りや抜けがないかを確認)
4.申請
5.証明書の交付(郵送にて証明書が交付される)

申請に必要なものは以下の通りです。
<必要書類>
・申請書
・委任状

従業員が、「運転記録証明書」の交付申請手続きや証明書受領にかかる全ての事務を委任する場合で、かつ、証明書の内容を統計分析資料の作成に使用すること、代理人が証明書の内容を確認の上、交通事故防止資料として活用することに同意する場合は、「委任状様式1」を使用します。15人まで記載することが可能です。

ただし、従業員から個別の委任状を提出する際は、「委任状様式2」を使用します。

ホームページに記載されている留意事項も押さえて、適切に申請しましょう。

Kフォーマット申請(電子データで申請)する場合

申請用フォーマットデータ(Excelデータ)に申請書情報を記入し、申請書類を電子データ(PDFなど)で申請する方法です。

<申請の流れ>
1.申請書類の準備(自動車安全運転センター都道府県事務所へ連絡。申請用フォーマットデータとオンラインストレージへのアップロード用URLをメールで受け取る。)
2.委任の意思確認・委任状の作成
3.申請書の作成・委任状の確認
4.申請書・委任状のアップロード(作成した申請書・委任状をスキャナーで読み取り、各PDFデータと作成した申請用フォーマットデータをアップロード用URLにアクセスし、オンラインストレージにアップロード)
5.証明書の交付(郵送での交付)

<必要なもの>
・申請書・委任状のPDFデータ
・申請用フォーマットデータ(Exselデータ)

Kフォーマットで申請する場合は、各都道府県方面事務所に問い合わせをして、確認事項を押さえることが重要です。オンラインストレージサービスの利用に関しては、各社のセキュリティポリシーにしたがって利用しましょう。

グループウエアによる申請

企業で使用しているグループウエアなどのアンケート機能を活用して申請する方法もあります。アンケート機能で申請者情報の収集や委任意思の確認を実施すれば、申請者個々の「署名」や「記名・押印」を省略することが可能です。

<申請の流れ>
1.グループウエアの確認(アンケートの回答結果から申請者を特定する機能が必要)
2.質問項目の作成・回答(グループウエアのアンケート機能で「委任意思の確認」、「運転免許証番号」、「氏名」など所定の質問項目を作成して申請者から回答を収集)
3.センターへ送信(オンラインストレージへアンケート回答結果をアップロード。アップロードURLは、自動車安全運転センター事務所から送られてくる)

<必要なもの>
・申請書(PDFデータ)
・アンケート回答結果(Excelデータ)
・誓約書(PDFデータ)

運転記録証明書の活用と安全運転管理の強化

安全運転管理を担う企業側は、運転記録証明書をどのように活用すれば良いのでしょうか。ここでは、活用方法と安全運転管理強化に向けたポイントについて解説します。

安全運転の重要性を再認識させる

運転記録証明書の活用で、運転者に安全運転の重要性を再認識させられます。

例えば、無事故・無違反の社員を表彰する制度を導入すれば、チーム全体の安全意識向上が期待できます。また、社員ごとの運転履歴を把握すれば、事故や違反のリスクが高い運転者に対して重点的に交通安全指導を実施できるでしょう。

SD(セーフドライバー)カードの発行

SD(セーフドライバー)カードとは、運転記録証明書の申請時、1年以上違反や事故がない人に対して自動車安全運転センターから発行されるものです。自動車安全運転センターが、安全運転者としての誇りと自覚を持って模範的な運転を続けていけるようにと、安全運転者に対してカードを発行しています。

このSDカードは、無事故・無違反の年数によって5種類に分けられます。所持している人には、ガソリン代・食事代・宿泊代などの割引やマイカーローンの金利が優遇されるケースがあります。

個人タクシー免許の申請・更新

個人タクシー免許を取得したり更新したりする際、運転記録証明書の提出が必要です。タクシー会社によっては、採用時に提出を求めることもあり、運転者の安全性に対する適切な評価と企業内の安全運転意識向上に寄与しています。

安全運転管理者の選出

安全運転管理者を適切に選任し、届け出るために、運転記録証明書(過去3年または5年分)の提出が求められます。

安全運転管理者とは、白ナンバーの自動車を使用する企業で、安全運転を進め、交通事故や違反のリスクを軽減するために選出される責任者のことです。安全運転管理者制度では、一定台数以上の社用車を使用する企業に対して、安全運転管理者の選任を義務化しています。

企業としては、社員の安全意識を高め、事故や違反を未然に防止するために、安全運転管理者の選任が欠かせません。ここでは、安全運転管理者制度の概要についても触れておきます。

<安全運転管理者の資格要件>
・20歳以上 (副安全運転管理者が置かれる場合は30歳以上)
・自動車の運転の管理に関し2年以上の実務の経験がある/ 公安委員会の認定を受けている

上記の要件を満たし、欠格事項にあてはまらない人が、安全運転管理者として選任されます。

安全運転管理者は、運転者の状況把握や安全運転確保のための運行計画の作成、運転者の安全運転指導などを行います。

安全運転管理者制度に関する概要についてさらに詳しく知りたいという場合は、こちらの記事も併せて確認して下さい。

運転記録証明書だけでは不十分?企業の車両管理に必要なTTSの車両動態管理システムとは

ここまで、運転記録証明書の概要や役割などについて解説しました。しかし、企業が円滑な車両管理を進めるためには、運転記録証明書の活用だけでは足りません。安全運転管理システムを導入し、多角的な観点からさまざまなリスクに備える必要があります。

TTSが提供する車両動態管理システムは、GPSによる車両位置情報の可視化、走行ルート・距離・時間の記録など、運転日報に必要な情報をリアルタイムで一元管理できるソリューションです。以下のように、用途に合わせて車載デバイスを提供しています。

・通信型ドライブレコーダー(AI解析対応モデル):リアルタイム映像と位置情報の統合管理
・OBD型/シガーソケット型デバイス(工事不要モデル):車両の電源ポートに差すだけで設置完了(配線・工事不要)。リアルタイムのGPS位置管理、急ブレーキや急カーブなどの挙動を加速度センサーで自動検知

ここからは、TTSソリューションの導入で期待される主なメリットについて触れていきます。

運転者管理を一元化できる

TTSソリューションの導入で、車両と運転者の紐づけ管理が可能となります。また、稼働データをもとにしたレポートをExcelやPDF形式で自動出力することで、煩雑な業務の効率化につなげられるでしょう。

リアルタイムの車両位置把握で事故リスクを軽減できる

車両のリアルタイムな位置情報や移動履歴を把握できる点も、TTSソリューション導入による利点です。車両の動きや現場状況を可視化できる他、危険運転の検知により、安全性を向上できます。

まとめ|運転記録証明書の活用で安全運転管理を円滑に進めよう

本記事では、運転記録証明書の概要や企業での必要性、具体的な申請手続きなどを解説しました。運転記録証明書とは、運転者の交通違反や事故などの記録を証明する書類です。社用車を管理する企業は、運転者の安全意識や運転マナーを把握し、安全運転管理に活かすための資料として役立ちます。

本記事で紹介した具体的な申請手続きを確認し、自社の状況に合わせて運転記録証明書を適切に活用していくことが重要です。

ただし、企業の安全運転管理に必要なのは、記録の証明だけではありません。TTSソリューションを導入すれば、リアルタイムな車両位置を把握でき、事故や違反のリスク軽減につなげることが可能です。企業の車両管理を担う担当者は、ぜひ検討してみて下さい。

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