車両管理規定とは、業務中に使用する車両の利用方法や運用ルールなどに関して定めたルールのことで、従業員の安全確保と事故による企業のリスク軽減といった目的があります。

車両を使用する従業員の取るべき行動が明確化され、安全意識が向上し、事故や違反による事故の防止につながります。

また、従業員が業務で使用していた車両で交通事故を起こすと、企業の社会的信頼が低下するだけでなく、損害賠償責任を負い、経済的損失を抱える可能性があります。法令に則して適切に車両管理規定を定めることで、事故によるリスクを軽減することが可能です。損害賠償を負う場合も、企業の経済的損失を最小限に抑えられます。

車両管理規定の対象となる車両は、社用車やマイカー、レンタカーなど、業務で使用する車両全般です。適切な車両運用のために、物流トラックやバスといった緑ナンバーの車両から、営業や送迎などで使用する白ナンバーの車両まで、使用する全ての車両に関して一貫したルールを定める必要があります。

円滑な車両運用のために、企業の担当者は車両管理規定の必要性について理解しておくことが重要です。

ここでは、以下2点について詳しく解説します。
・交通事故によるリスクを防止
・車両管理台帳の適切な管理

従業員による交通事故のリスク軽減を図るためにも、車両管理規定をきちんと作成し、適切に管理することが欠かせません。

従業員が交通事故を起こすと企業は損害賠償責任を負う可能性があります。社会的信頼の低下を招くだけでなく、大きな経済的損失を負うことになるでしょう。

法令に則して適切に車両管理規定を作成しておくことで、企業が管理責任を果たしていることの根拠となるため、損害賠償を負う場合でも賠償額が変わってくる可能性もあります。

車両管理規定は作成のみならず、それを遵守していくことが当然に重要です。そのためには、車両管理台帳といった、車両に関する記録を正確に記載し、管理していく必要があります。車両管理規定には車両管理台帳などの記載項目や管理方法について詳細に記載していく必要があり、そうした記録の適切な管理が、交通事故に関する企業のリスクヘッジにつながります。

円滑な車両管理に課題を抱えている企業には、TTSソリューションの導入がおすすめです。車両のリアルタイムな位置情報に加え、業務日報や安全運転の記録もまとめて管理できます。さらに、必要な記録や情報を一元化することができ、車両管理を進める企業の業務効率と安心を両立させられるでしょう。

前述の通り、所有形態にかかわらず、業務で使用する全ての車両が車両管理規定の対象となります。全ての従業員の安全を守るためには、対象車両についてきちんと理解した上で、一貫した安全管理を行うことが重要です。

ここからは、車両管理規定の対象となる車両について、一つずつ詳しく解説します。

一般的に、対象となる社用車は、所有形態やリース契約の有無にかかわらず、業務で使用する全ての車両が対象となります。車両管理規定では、社用車の業務外での使用に関する規定や事故時の対応について詳細に記載しておくことが重要です。

各社用車の運転手を適切に管理し、事故発生時における責任の所在なども明確化しておきましょう。

社用車の不適切な利用がなされていないか気になるという場合でも、TTS株式会社が提供する車両動態管理で課題を解決できます。具体的には、GPSトラッカーや通信型ドライブレコーダーにより、車両の位置情報や移動履歴、稼働状況をリアルタイムに把握できます。

従業員が通勤や業務中にマイカーを使用して交通事故などのトラブルが発生した場合、企業が重大な責任を負う可能性があります。こうしたリスクを回避するため、原則としてマイカーの使用は禁止されます。

車両管理規定では、使用頻度や範囲、使用時間、条件といったマイカーの使用方法に関して詳細に定めることが重要です。

レンタカーやカーリースなどを業務に使用する企業もあり、そのような場合は車両管理規定に運用方法を定めておく必要があります。レンタカーの使用を許可する基準や必要な届け出などを定めておくことが重要です。

健康志向の高まりなどを背景に、業務での自転車の使用を認める企業も少なくありません。自転車は、道路交通法上、「軽車両」に該当します。当然のことながら、業務中に自転車を使用し、従業員が加害者となる交通事故が発生した場合、企業は責任を問われることになります。

事故発生におけるリスクを回避するために、車両管理規定には、使用する際の許可基準や届出、業務と私用の区分、安全教育、通勤ルール、保険対応などを明示しておきましょう。

ここまで車両管理規定の概要や必要性について解説してきました。車両管理規定の作成で事故のリスク回避につながるという根拠には、2つの法律の存在が関係しています。適切な車両管理を進める上で、企業の担当者はその根底にある法律の概要を理解しておくことが重要です。

ここからは、車両管理規定と関連する2つの法律について詳しく解説します。

従業員が業務中に運転した車両によって事故が発生し、第三者に損害を与えた場合、企業が損害賠償責任を負う可能性がありますが、その根拠は民法第715条「使用者等の責任」にあります。

使用者責任とは、従業員が業務中の不法行為によって第三者に損害を与えた場合に、雇用主である企業が損害賠償責任を負うという制度のことです。

ただし、同条には、使用者が従業員の選任や事業の監督について相当の注意をした時、または相当の注意をしても損害が発生すべきであった時は、使用者責任が免責されることが定められています。

車両管理規定を作成して従業員に周知し、日頃から安全運転の徹底や指導につなげていくことが、交通事故によるリスク回避につながります。

道路交通法（道交法）は、道路における危険を防止し、交通の安全と円滑を図り、道路の交通に起因する障害の防止を目的とした法律です。道交法では、企業が一定台数以上の車両を使用する拠点ごとに安全運転管理者の設置が義務付けられています。

安全運転管理者とは、企業が管理する車両の安全運行を目的として、内閣府が定めた業務を行う人のことです。主な仕事には、運転者の状況把握や運行計画の作成の他、運転前後のアルコールチェック、ながら運転の禁止の徹底、運転者への教育などが挙げられ、交通事故のリスクを軽減する役割を担います。

安全運転管理者の選任について車両管理規定に明示した上で、適切に人選することで、従業員の安全を守り、企業の社会的責任を果たしていくことができます。

ここからは、車両管理規定に定めるべきポイントについて具体的に解説します。

・車両管理における責任の所在
・安全運転管理者の選任
・車両管理台帳の作成
・運転者台帳の作成
・業務でのマイカー使用について
・社用車の私的使用禁止について
・事故発生の対応や費用
・車両の点検・整備
・安全運転の確保や安全教育の実施
・保険の加入条件
・従業員が規定に違反した場合の罰則

車両管理規定に必要な項目を盛り込み、正しい記録に基づいて作成することで、従業員の安全意識を高め、適切な車両運用を実現することが可能です。

業務中に使用した車両によって事故が発生した場合、問題となることが多いのが責任の所在です。車両管理規定を作成する場合は、車両管理責任者や管理部門を決定し、責任の所在や範囲について明記しておきましょう。

道路交通法では、社用車5台以上（乗車定員が11人以上の自動車：1台以上）を使用する事業所のある企業には、安全運転管理者の選任義務が生じることが定められています。責任の所在を明確化するためにも、車両管理規定には、安全運転管理者の選任に関して明記しておくことが重要です。

企業が安全運転管理者を選任することには、主に以下の効果があります。
・企業イメージの向上
・法令順守
・従業員の安全意識向上
・事故防止
・業務効率化
・コスト削減

また、安全運転管理者には以下のような資格要件があります。
・20歳以上
・自動車の運転の管理に関し2年以上の実務の経験を有する/公安委員会の認定を受けている

上記に該当した上で、欠格事由にあたらない人が、安全運転管理者として選任されます。安全運転管理者について、詳しくはこちらの記事でも解説しています。

車両管理台帳とは、各社用車を管理するために必要とされる台帳のことです。車両管理規定には、車両管理台帳の作成と管理について定めておく必要があります。

車両管理台帳には、主に以下の内容を記載します。
・車両を特定するための情報（車両番号、メーカー名、車名、定員数、使用目的、登録年度、保管場所、購入年月日と購入先、新車と中古車区分、担当者など）
・車両の管理状況を把握できる情報（車検有効期限、定期点検記録、整備状況、修理歴、修理箇所、事故発生状況、事故処理の状況、使用部署、運転者など）
・車両の保険に関する情報（自賠責保険、任意保険）

車両管理台帳を作成して、車両の情報を正しく記録していくことが、従業員や車両の安全確保と事故によるリスク軽減につながります。

車両管理表に関する詳しい内容は、こちらの記事でも解説しています。

運転者台帳とは、運送会社が選任した運行管理者が作成する、運転手に関する情報が記載されている台帳のことです。交通事故防止策の実施のために法律にのっとり作成されます。

具体的には、運転手に関する以下のような内容を記載します。
・氏名や部署
・運転歴
・交通違反歴や事故歴
・免許の更新時期
・健康診断・適性診断の結果

また、運転者台帳を作成することで、事故の原因分析や従業員への安全運転教育に役立てられる他、交通事故が起きた際、企業が適切に運転者への管理責任を果たしていることを主張する根拠にもなり得ます。

交通事故によるリスク回避のため、原則として業務でのマイカー使用を禁止している企業が多い中、新型コロナウイルスの蔓延により、蜜を回避する移動手段としてマイカーの使用を許可するケースもあります。こうした、やむを得ない事情によって業務でのマイカー使用を許可する場合は、車両管理規定に以下の項目を明記し、従業員に周知することが重要です。

・使用頻度：マイカーを業務に使用する頻度
・使用範囲：業務で使用する場合の移動範囲や、私的使用を禁止する範囲
・使用時間：マイカーを業務で使用することを許可する時間帯
・使用条件：業務で使用する場合の保険加入状況や車両の点検・整備条件、運転者の車両使用申請手続き

なお、マイカー通勤を許可する場合、通勤時の事故によるケガや死亡に対する補償は、労災認定される可能性があります。そのため、従業員に任意保険加入状況の確認や保険証券の提出をマイカー通勤の条件に追加しておくことで、企業のリスクヘッジにつながります。

車両管理規定を作成する際は、社用車を業務外において私的に使用することを禁止するというルールを明確に定めることが重要です。また、規定に違反した場合の処罰についても明示して従業員へ周知します。

やむを得ない事情で社用車を私的に使用しなければならない場合には、許可書の提出を求めるなどのルールを決めておくと良いでしょう。

ルールを明記しておくことで、社用車の適切な管理につながり、無駄なコストを抑えることにもつながります。

従業員が業務中に使用した車両で事故が発生した場合、迅速かつ適切な対応が必要です。車両管理規定には、警察や上司への連絡、保険会社への報告、負傷者の救護に関することなど、事故発生時やその後の対応に関して、詳しく定めておくことが大切です。

その他、事故によって発生した修理費用や保険の免責額、代車費用など、企業と従業員の負担区分を明文化しておく必要があります。一般的には、交通違反によってかかる罰金や費用は従業員が負担し、交通事故による損害を企業が負担します。ただし、従業員に重大な過失が認められる場合など例外的なケースもあるため、さまざまなケースを想定して車両管理規定に定めておくことで事故発生後のトラブルを防止し、企業の損失を最小限に抑えられます。

車両の整備や点検は、事故を防止し、従業員の安全を守るために欠かせません。車両管理規定には、車検や定期点検、日常点検の実施スケジュール、点検結果の報告方法、不具合が発生した際の報告や修理手続きなどを明示します。

従業員の安全意識を高めるためには、単に車両管理規定に明記するだけでなく、規定の遵守を従業員に徹底させる取り組みが効果的です。例えば、車両の使用前後に実施する運転者の日常点検を義務化したり、企業独自の点検の基準を設けたりすることなどが有用です。

車両を安全に運行するためには、各従業員の安全意識の向上が不可欠です。車両管理規定に飲酒運転や無免許運転の禁止、シートベルトの着用、速度遵守、ながら運転の禁止といった具体的な禁止事項を明示することで、安全運転への意識を高められます。その他、出発前の体調確認や十分な休憩の確保、長時間運転の制限など、事故防止に直結する取り組みについても定めましょう。

また、車両管理規定には、事故や違反が起きた際、再発防止のための指導・研修を受けられる仕組みについても盛り込みましょう。企業としては、定期的な安全運転教育や安全運転についての表彰制度を設け、日常的に安全運転の重要性を従業員に伝えることが大切です。

なお、安全運転教育には以下のような種類があります。現場で安全運転教育を実施する場合は、予算や自社の状況を踏まえて方法を選択することが大切です。
・講義形式
・実技指導（運転技術向上）
・シミュレーション訓練
・安全運転コンテスト
・業務の中で直接指導を受けて実践形式で行う（OJT）

TTS株式会社が提供する通信型ドライブレコーダーでの映像とGPSによる車両動態管理システムを活用すれば、従業員の安全意識向上に役立てられます。

加入が法定されている自動車損害賠償責任保険（自賠責保険）の他、任意保険についても明確に規定しましょう。具体的には、保険料や加入手続きについてです。

また、対人・対物賠償は原則として無制限にすることや、人身傷害補償や搭乗者傷害などを含めるといった補償範囲を記載することも押さえておきましょう。

車両管理規定が名ばかりになることを防ぐために、違反時の罰則を明記することが重要です。違反した従業員への指導と再発防止に努める組織づくり、従業員の安全意識向上につながります。

例えば、飲酒運転や無免許運転、故意または重大な過失による事故といった、重大な違反行為が発生した際は、就業規則に基づく懲戒処分の対象とすることが考えられます。一方、軽微な違反や報告漏れについては、口頭注意や書面での指導といった対応を取り、再発防止に努めることが重要です。

ここで注意が必要なのが、罰則規定を盛り込む際、法に準じた形で行うということです。例えば、違反した従業員に対して罰金を科す旨を記載すると、労働基準法第16条に抵触する可能性があります。罰金ではなく、減給や降格、厳重注意を科すなど、適切に罰則規定を定めることが大切です。

また、従業員とのトラブルを防止するためにも、あらかじめ、就業規則や車両管理規定には罰則規定について明記し、従業員に周知しておくことが大切です。

円滑な車両管理を進めるために、車両管理規定を作成したら、その内容を周知することが重要です。全ての従業員が納得して規定を遵守できるようになることで、従業員の安全意識が向上し、結果として事故の未然の防止につながります。

また、法律の改正や業務内容に応じて、定期的に規定の内容を見直すことが大切です。時代の変化に伴う新たなリスクに備えて、常に新しい状態に車両管理規定を更新していくことで、より安全性を高められるでしょう。

そして、この見直しと周知を繰り返していくことで、車両管理規定の実効性を保つことが可能になります。

車両管理規定に明示すべきポイントについて理解したところで、ここでは、無料で活用できるおすすめのテンプレートを紹介します。企業の車両管理を行う担当者は、紹介するテンプレートを参考にした上で、社内の混乱を招かないように、適切にカスタマイズして自社に適した形で作成することが重要です。

＜おすすめの無料テンプレート（ひな形）＞
・CAR manegement 車両管理
・テンプレート・フリーBiz

本記事では、車両管理を行う担当者に向けて、車両管理規定の定義や目的、明示すべきポイントについて、テンプレートの紹介も含めて詳しく解説しました。車両管理規定を正しく作成することは、従業員の安全意識を高め、事故や違反を未然に防ぐことにつながります。

そして、車両管理を行う担当者は、民法で定められている「使用者責任」や道路交通法の「安全運転管理者の選任」といった、関連する法律についても押さえておくことで、車両管理規定に関する理解を深められます。事故や違反による企業の社会的責任や損害賠償による経済的な負担を軽減することにもなります。

さまざまな効果がある一方、注意点もあります。車両管理規定が形骸化しないよう、内容の周知と定期的な見直しを繰り返すことで、実効性を高めることが可能です。従業員の安全確保と、企業の社会的責任を全うするためにも、本記事で紹介したポイントを押さえて、自社に適した形で作成してみてはいかがでしょうか。

TTS株式会社では、車両の現在位置や移動履歴、稼働状況をリアルタイムに把握できる車両動態管理システムを提供しています。

＜主なラインナップ＞
・通信型ドライブレコーダー（AI解析対応モデル）：リアルタイム映像と位置情報の統合管理が可能なタイプ
・OBD型/シガーソケット型デバイス（工事不要モデル）：車両の電源ポートに差すだけで設置完了（配線・工事不要）

通信型ドライブレコーダーには、前方衝突・急接近・車線逸脱などをAI検知し警告する「ADAS機能」とわき見、居眠り、スマホ操作などのドライバー異常を検出する「DMS機能」があります。一方、OBD型/シガーソケット型デバイスは、リアルタイムのGPS位置管理が可能で、急ブレーキ・急カーブなどの挙動を加速度センサーで自動検知できる他、運転日報や移動履歴の自動生成に対応しています。